En NAV-installation, der har kørt siden 2005, rummer mere end et system. Den rummer to årtiers ordrer, posteringer, varebevægelser og kundehistorik. Når skiftet til Business Central nærmer sig, er det sjældent softwaren, der skaber de svære beslutninger. Det er arkivet.
Når NAV har samlet data i 20 år
Microsoft Dynamics NAV, som mange stadig kalder Navision, deler datamodel med Business Central. Det lyder som en gave. Tabellerne ligner hinanden, felterne genkendes, og fristelsen er åbenlys: flyt det hele.
Det er her, mange projekter tager den første forkerte afkørsel. For selv om det kan lade sig gøre teknisk, er spørgsmålet et andet. Hvad koster det at tage alt med, og hvad koster det at lade noget blive tilbage?
Har du brug for et overblik over selve platformen og de versioner, der stadig er i drift, kan du læse mere om Microsoft Dynamics NAV her.
Historikken fylder mere end systemet
I en typisk NAV-database er det ikke opsætningen, der vejer. Det er posterne. Finansposter, varebevægelser, debitor- og kreditorposter, bogførte fakturaer og arkiverede dokumenter. De vokser hver eneste dag og bliver aldrig mindre af sig selv.
Det svarer til et lager, hvor ingen nogensinde har smidt noget ud. Hylderne er fyldt med kasser fra 2009, og dem, der skal hente dagens ordre, går forbi dem hver morgen. Ingen kigger i dem. Men de fylder.
Lagerplads i skyen har en pris
On-premises var diskplads en engangsudgift. Man købte en større server, og så var den sag klaret i fem år. I Dynamics 365 Business Central i skyen er lagerplads en del af abonnementet, og den er målt.
Microsoft giver som udgangspunkt 80 GB databaseplads pr. tenant. Dertil kommer et tillæg pr. bruger, som blev hævet 1. november 2025:
| Licens | Pris pr. bruger pr. måned | Ekstra lagerplads pr. bruger |
|---|---|---|
| Essentials | 80 dollar (før 70) | 3 GB (før 2 GB) |
| Premium | 110 dollar (før 100) | 5 GB (før 3 GB) |
| Device | 45 dollar (før 40) | 1,5 GB (før 1 GB) |
En virksomhed med 20 Essentials-brugere har altså omkring 140 GB til rådighed. Det lyder af meget. Det er det ikke nødvendigvis.
Den italienske Business Central-specialist Stefano Demiliani har offentliggjort tal fra sin egen kundebase. Her lå kun omkring 4 % af kunderne i intervallet 41 til 80 GB, mens hovedparten havde databaser på 250 til 500 GB. Den slags tal er ikke repræsentative for danske SMV’er, men de viser retningen. Overskrides grænsen, stopper driften ikke. Men ekstra kapacitet skal købes, og nogle administrative handlinger, som at oprette nye miljøer, bliver blokeret.
Det er præcis den type afvejning, hvor en erfaren ERP-konsulent med erfaring i NAV-migreringer tjener sig hjem. Ikke fordi beslutningen er teknisk svær. Men fordi den kræver, at nogen stiller de rigtige spørgsmål til forretningen, før der flyttes en eneste post.
Hvor stor er jeres NAV-database i dag? Og ved nogen, hvor meget af den der bliver læst?
Bogføringsloven trækker en naturlig streg
Her kommer en dansk vinkel, som de fleste internationale migreringsguides springer over. Bogføringsloven giver et konkret holdepunkt for, hvor meget historik der skal være tilgængelig.
Fem år fra regnskabsårets udgang
Regnskabsmateriale skal efter bogføringsloven opbevares betryggende i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Den nye bogføringslov fra 2022 har strammet kravene til digital registrering og opbevaring, og fra 2026 skal de fleste virksomheder bogføre i et digitalt bogføringssystem.
Pligten forsvinder ikke, fordi NAV slukkes. Bilag og posteringer fra 2022 skal stadig kunne fremfindes, selv om virksomheden har kørt i Business Central siden foråret.
Det giver en logisk opdeling. Data, der er yngre end fem regnskabsår, har et lovkrav bag sig. Data, der er ældre, har kun en forretningsmæssig begrundelse. Begge dele kan være gyldige. Men det er to forskellige beslutninger, og de bør træffes hver for sig.
Den præcise fortolkning for jeres virksomhed hører hjemme hos revisor. Men som pejlemærke i migreringsplanen er femårsreglen langt mere brugbar end mavefornemmelsen.
Arkivet skal kunne findes igen
Opbevaring er ikke det samme som at gemme en backup på et drev. Materialet skal kunne fremfindes og læses. Det åbner for flere muligheder:
| Model | Hvad sker der | Fordel | Ulempe |
|---|---|---|---|
| Alt med | Hele historikken migreres til Business Central | Én indgang til alle data | Mest lagerplads, længst migrering |
| Åbne poster og saldi | Kun åbne poster, primosaldi og stamdata flyttes | Hurtig og ren start | Historik skal findes andre steder |
| Valgt periode | Fx de seneste tre til fem regnskabsår flyttes | Dækker de fleste opslag | Kræver klare afgrænsninger |
| Separat arkiv | Ældre data lægges i en SQL-database eller et data lake | Billig opbevaring, kan rapporteres på | Endnu et sted at vedligeholde |
| NAV i læsetilstand | Den gamle installation bevares til opslag | Velkendt for brugerne | Server og sikkerhed skal stadig passes |
Mange danske virksomheder ender med en kombination. Åbne poster og en valgt periode i Business Central. Resten i et arkiv, der kan rapporteres på via Power BI. Ofte er det den model, der giver den reneste start uden at efterlade revisor uden svar.
Sådan træffes beslutningen i praksis
Teknikken er den lette del. Det svære er at finde ud af, hvad organisationen bruger historikken til.
Spørg brugerne, ikke databasen
En database fortæller, hvad der ligger der. Den fortæller ikke, hvad der bliver brugt.
Salgschefen kigger måske på en kundes køb tre år tilbage, når der skal forhandles rammeaftale. Indkøberen bruger varestatistik over to sæsoner. Bogholderiet skal kunne finde en faktura fra 2021, når en leverandør gør indsigelse. Og ingen har åbnet en lagerpost fra 2011, siden den blev bogført.
Kortlægningen af de faktiske opslag tager typisk få workshops. Den sparer ofte mange gigabyte og flere ugers migreringsarbejde.
Et par spørgsmål, der skærer igennem
- Hvilke rapporter går længere end tre år tilbage, og hvem læser dem?
- Hvilke data skal bruges til statistik, og hvilke kun til dokumentation?
- Er der brancheregler, garantier eller kundekontrakter, der kræver længere opbevaring end fem år?
- Hvem skal have adgang til arkivet, og hvor ofte?
Brugen af historik ændrer sig også
Der er en sidste pointe, som sjældent nævnes. I NAV slog brugerne op i historikken, fordi den lå lige der. I Business Central flytter en stor del af analysen ud i Power BI og indbyggede analyser. Det betyder, at historikken ofte bliver brugt anderledes efter skiftet. Mere som datagrundlag. Mindre som noget, man scroller igennem.
Logos Consult har arbejdet med Navision, NAV og Business Central i en lang årrække, og migreringer fra NAV er en fast del af hverdagen. Erfaringen er, at de virksomheder, der tager arkivbeslutningen tidligt, får en kortere migrering og et lettere system på den anden side.
Spørgsmålet er ikke, hvor meget data NAV kan aflevere. Spørgsmålet er, hvor meget af fortiden jeres nye system skal bære rundt på hver eneste dag.
